EVENT ORGANIZER (EO), LAUNCHING EVENT DAN PAMERAN PRODUK

1.      Event Organizer 

Event merupakan suatu kejadian penting atau peristiwa khusus, baik yang terjadi secara internal, lokal maupun nasional dan bahkan berkaitan dengan suatu peristiwa (event) secara internasional. 

Kata event berasal dari bahasa Inggris yang diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia mengandung arti peristiwa atau kejadian, sedangkan organizer dalam bahasa Indonesia adalah organisator. Organisator memiliki peranan dalam mengatur informasi, kegiatan, proyek, objek konkrit dengan cara yang kohesif dan efisien. Seorang organisator harus mempunyai kemampuan dalam menyusun secara sistematis,

mengelompokkan, dan mengatur apa yang dihadapannya dengan cara yang logis dan teratur.

Dalam menyiapkan sebuah acara dibutuhkan serangkaian tahapan mulai dari planning, persiapan, pendanaan, sampai pada prosedur teknis acara sampai habis. Sebelum menggelar sebuah acara akan dibentuk suatu tim yang terdiri dari sekelompok orang yang memiliki tugas masing-masing, sehingga rangkaian acara tersebut bisa terlaksana dengan sukses dan berkesan.

Event  organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan yang merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah perwujudan ide-ide atau rencana menggelar sebuah acara.

Defenisi  event organizer dalam sumber lain dijelaskan bahwa event organizer terdiri dari dua kata dalam bahasa Inggris yaitu event dan organizer. Dalam bahasa Indonesia event adalah acara, sedangkan organizer adalah pengatur. Pengertian harfiahnya sangat sederhana yaitu pihak yang mengatur acara, akan tetapi jika diperdalam pada aktifitas yang dilakukan akan menjadi sangat rumit karena pengatur bukan hanya satu orang melainkan terdiri dari tim dengan banyak anggota yang masing-masing membawahi suatu bidang sesuai dengan keahliannya. Kata acara juga memiliki berbagai arti mulai dari pertunjukkan seni musik, seni tari, pameran, kompetisi olahraga, seminar, launching produk, promosi produk, dan lain-lain.
 

Event organizer (EO) lahir dari keinginan para pihak yang mempunyai sejumlah dana, dimana mereka memiliki beberapa tujuan yang diharapkan dapat tercapai dengan mengadakan rangkaian acara, dan jelas sebagai penyandang dana mereka tidak mau repot-repot dalam hal mengatur acara tersebut.   

Dapat  kita ambil kesimpulan  dari semua penjelasan diatas tentang pengertian  event organizer bahwa event organizer merupakan usaha dibidang jasa yang secara resmi ditunjuk oleh klien untuk mengorganisasikan rangkaian acara tersebut mulai dari perencanaan, sisi kreatif, persiapan, pelakasanaan hingga selesai, dalam rangka membantu klien menyukseskan dan mewujudkan tujuan yang diharapkannya melalui rangkaian acara.

Event organizer dalam promosi penjualan modern mewujudkan tujuan klien melalui pengadaan sebuah acara dan memberikan pelayan terbaik melalui sejumlah peran dan fungsi yang berkaitan dengan event promosi. Rangkaian acara yang akan dilakukan klien merupakan salah satu leverage (kekuatan) untuk mewujudkan tujuan yang diharapkan tercapai seusai acara. Tujuan itu diantaranya memberikan pengetahuan tentang produk yang dikeluarkan, meningkatkan penjualan untuk mempertahankan penguasaan market share, atau mengalahkan dominasi kompetitor, meningkatkan brand image, dan awareness, memotivasi distributor dan penjual yang berujung pada peningkatan penjualan dan sebagainya. 

Untuk mewujudkan keinginan dari perusahaan pemakai jasa EO tentu  harus ada tujuan yang ingin dicapai, misalnya event menjadi daya tarik bagi masyarakat, jumlah khalayak yang menghadiri dan datang sangat banyak, khlayak sangat antusias dengan rangkaian acara, alur dari rangkaian acara mampu membawa emosi khlayak kearah yang diinginkan, dan tentu saja rangkaian acara diharap  dapat berjalan dengan baik tanpa adanya masalah yang cukup signifikan.

Event organizer harus mempersiapkan secara matang pelaksanaan event sesuai dengan tujuan yang ingin diraih oleh perusahaan. Proses pra event yaitu pembuatan konsep, pengembangan konsep, pembuatan bentuk-bentuk kreatif sebagai daya tarik tertentu bagi masyarakat untuk datang ke event, artis dan kru dalam event selain itu juga promosi dan sosialisasi event yang maksimal menjadi hal terpenting yang harus dikerjakan oleh event organizer sehingga event terlaksana dengan maksimal.   

2.      Jenis-Jenis Event 

Event  yang dikelola oleh event organizer sangat banyak tergantung jenis-jenis acaranya, berikut ada beberapa jenis event:

a.      Event perusahaan, contohnya HUT perusahaan dalam berbagai format acara, employe/ family gathering, peresmian kantor baru, penghargaan pada karyawan

b.      Event promosi, contohnya pentas musik oleh sponsor, eksibisi/ pameran produk, variety show oleh sponsor, presentasi produk, launching produk, sampling dan selling, dealer/ costumer gathering
 

c.       Event pribadi, contohnya pesta pernikahan, perayaan ulang tahun, syukuran

d.      Event pendidikan, contohnya seminar, symposium, talk show, workshop

e.    Event olahraga, contohnya kompetisi olah raga professional, pertandingan olah raga semi pro, aneka lomba dan kompetisi

f.    Event seni, contohnya pagelaran seni musik, pagelaran seni tari, pagelaran seni teater, fashion show

g.      Event amal, berbagai pagelaran penggalangan dana, lelang untuk penggalangan dana

h.      Event publikasi, contohnya konferensi pers, media gathering

Event organizer seolah menjadi partner baru dalam perusahaan. Melalui penggunaan jasa event organizer ini, perusahaan tidak perlu susah lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk misalnya. Hubungan sinergi antara event organizer dengan perusahaan adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good will, kerjasama dan kepercayaan. pada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain.

Perusahaan lebih terbantu dengan adanya event organizer, karena mereka memadukan konsep promosi dengan entertainment. Keberadaan event organizer memang telah membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan perusahaan.

EO berperan penting dalam pelaksanaan sebuah event, ia menjadi pengatur seluruh unsur pendukung agar acara mampu bersinergi menghasilkan rangkaian acara yang sukses, baik penyelenggaraan maupun tujuan dari event tersebut. EO akan mengatur dan mengawasi banyak orang yang mendukung acara dan keperluan acara agar sesuai dengan konsep yang telah ditentukan. 

EO mempersiapkan secara matang keperluan acara mulai lokasi dimana event akan digelar (out door atau in door), kru artis dan talenta yang digunakan dalam rangkaian event, seperti pembawa acara, penyanyi, band, supporting act seperti penari, pesulap, happening artist, dan lain-lain, juga termasuk pengiring tamu, Sales Promotion Girls (SPG), Sales Promotion Boy (SPB), dan pihak-pihak lainnya yang terlibat dalam event.   

3.      Launching Event Dan Pameran

Launching event merupakan event yang dilakukan untuk memperkenalkan dan menginformasikan suatu produk yang baru dikeluarkan oleh perusahaan, organisasi ataupun perorangan. Pameran adalah kegiatan yang menunjukkan sesuatu kepada orang banyak mengenai kelebihan dan keunggulan yang dimiliki sesuatu tersebut. 

Dalam launching produk yang terpenting adalah menginformasikan keuntungan atau kelebihan produk kepada konsumen. Dalam  memperkenalkan produk kepada masyarakat bauran promosi menjadi pendukung utama untuk menginformasikan tentang produk. 

Pameran merupakan program kegiatan yang dapat memperkenalkan produk ataupun jasa perusahaan kepada masyarakat luas, sehingga pameran dapat dijadikan ajang promosi produk dan jasa perusahaan. Adanya peranan suatu event pameran sebagai sarana kegiatan promosi produk sehingga dapat meningkatkan penjualan dan langsung  mendapatkan tanggapan yang baik dari masyarakat atau pengunjung  yang ikut serta dalam pameran.       
              

 Untuk memamerkan produk dan jasa perusahaan biasanya pameran dilakukan dengan cara menyewa stand atau tempat dan dihiasi semenarik mungkin agar pengunjung yang datang mau melihat dari dekat produk atau jasa perusahaan dengan harapan agar pengunjung lebih mengenal dan kemudian mau mencoba bahkan sampai menggunakan produk atau jasa perusahaan.  

Secara umum pameran merupakan suatu media promosi dan iklan yang bertujuan untuk memperkenalkan suatu produk atau jasa kepada masyarakat dengan harapan mereka tertarik dan kemudian membelinya.

4.      Efektif Pameran 

Efektifnya pameran adalah pada sarana komunikasi itu public dapat menyaksikan peragaan proses benda tertentu, dapat bertanya sepuas hatinya, bahkan untuk mencoba benda benda tertentu. 

Secara komunikologis, pameran atau exhibition merupakan sarana yang efektif untuk menyebarkan suatu pesan karena bersifat informative  dan persuasive. Dalam  penelaahannya terhadap keefektifan komunikasi, para ahli komunikasi berpendapat bahwa seseorang akan mengerti secara memuaskan apabila bukan hanya mendengar dan melihat gambarnya, tetapi juga buktinya. pameran sebagai sarana komunikasi mampu membuat publik ingat dan mengerti dengan produk.

Event semakin popular seiring terjadinya pergeseran trend pemasaran kearah community marketing, sehingga perusahaan membutuhkan event sebagai media interaksi langsung dengan komunitasnya. Dalam sebuah event, produk dapat dieksploitasi lebih detail dari kulit hingga bijinya dan dapat dirasakan langsung oleh konsumennya. Dengan kepiawaian orang-orang event organizer sebuah acara yang biasa-biasa saja diolah menjadi tontonan yang menyenangkan dan menghibur.

Seoang ahli audio visual  aid (AVA) bernama Jack Dove mengatakan  “Knowledge is absorbed through the five senses, assessed in the following proportions: sight 75 %, hearaing 13%, touch 6%, smell 3%, taste3%”.(pengetahuan diserap melalui panca indera, yang diperkirakan menurut perbandingan sebagai berikut : penglihatan 75%, pendengaran 13%, perabaan 6%, penciuman 3%, dan pencicipan 3%). 

Berdasarkan pendapat Jack Dove itu, khlayak akan memperoleh pengetahuan dari pameran lebih dari 90 % sebab pameran mampu menyajikan pengetahuan yang dapat diserap oleh publik dengan hampir semua panca indera.

Publik pengunjung pameran akan melihat, mendengar, meraba, mencium bahkan mungkin mencoba benda-benda yang dipamerkan. Artinya hampir semua pengetahuan tersebut atau 90% dapat diserap melalui panca indra manusia yang bersangkutan hadir, menyaksikan dan memperhatikan pada suatu pameran berlangsung.

Efektifnya pameran ialah karena pada sarana komunikasi itu publik dapat menyaksikan peragaan proses benda tertentu, dapat bertanya sepuas hatinya, bahkan untuk mencoba benda-benda tertentu. Pengunjung ataupun konsumen bisa memberikan tanggapan terkait dengan event  yang dilaksanakan juga bisa memberikan tanggapan terhadap produk. 

Komunikasi model sirkular  tercipta dalam event, dimana timbal balik terjadi ketika pertama komunikatornya adalah perusahaan yang mengadakan event dan komunikannya adalah pengunjung ataupun konsumen, selanjutnya konsumen ataupun pengunjung dengan adanya event bisa bertanya dan memberikan tanggapan balik dan dia menjadi komunikator.   

Karena efektifnya pameran itulah maka banyak lembaga atau perusahan yang menyelenggarakan pameran dalam rangka upaya mepromosikan produk atau jasanya oleh karena itu pula seorang humas patut menguasai seluk beluk pameran. Event pameran bagi perusahaan berguna untuk memperkenalkan produk-produk untuk mendapatkan dan dengan target pembeli dalam jumlah besar, dan dengan adanya pameran juga membangun kontak baru dalam pasar sasaran dari perusahaan atau organisasi. Event ini merupakan langkah awal bagi sebuah perusahaan atau organisasi untuk memasuki pasar atau daerah baru.

Event  organizer harus bisa mengelola dan melaksanakan event  dengan maksimal, sehingga pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik oleh konsumen melalui bentuk-bentuk komunikasi yang kreatif dan inovatif tertentu. 

Dalam launching event dan pameran biasanya event organizer membuat event tambahan untuk memeriahkan yang ditujukan untuk masyarakat dan pengunjung atau konsumen yang datang ketika event tersebut dan memberikan daya tarik bagi masyarakat untuk datang. Event tambahan tersebut dikenal dengan sebuatan extra event atau ada event tambahan didalam event utama. Extra event ini misalnya perlombaan-perlombaan, perlombaan mewarnai, perlombaan fashion, perlombaan menari, perlombaan musik dan lain-lain sesuai dengan konsep yang ditetapkan oleh perusahaan.